Tout ça, c'est malheureusement des bricolages. Il faudrait obtenir de Google le message d'erreur complet, mais comme vous utilisez probablement des services gratuits de Google, vous n'avez pas grand chose à dire.
Ma recommandation est d'utiliser un vrai logiciel de mail, par exemple Thunderbird.
Pour aller dans le sens de @fritz2cat 🇧🇪 🇪🇺 , je vous déconseille également l'usage de Gmail qui est connu pour avoir une latence avec les adresses externes.