Bonjour, nous sommes un cabinet médical de trois médecins et possédons une ligne (dont nous avons déjà demandé la portabilité par le passé, sur une box pro fibre Orange).
Tous nos appels sont renvoyés vers un secrétariat téléphonique à distance, qui peut décrocher jusqu’à dix appels simultanés.
Notre problème est que nous sommes bridés par orange, seul deux appels simultanés aboutissent au secrétariat. Pour beaucoup d’appels, le transfert ne se fait pas et le téléphone sonne au Cabinet alors que tous les appels auraient dû être transférés sans exception.
Nous souhaiterions donc opter pour votre solution de Ligne Voip.
Cette solution solutionnerait-elle notre problème ?
Nous souhaiterions profiter de cette modification pour dissocier nos comptes auprès du secrétariat téléphonique (trois comptes différents pour trois médecins differents)
Nous voyons deux options :
– Créer trois lignes Voip par votre intermédiaire, une pour chaque Medecin, communiquer les numéros à nos patients (ce qui risque d’être fastidieux… ), et faire un renvoie d’appel pour ces trois numéros vers notre secrétariat téléphonique à distance.
- créer une seule ligne, demander la portabilité de notre numéro du Cabinet chez vous, Créer un message d’accueil avec : « taper 1 pour le Dr A, taper 2 pour le Dr B, taper 3 pour le Dr C », et renvoyer nos appels vers notre secrétariat. En revanche, dans ce cas de figure, y aura-t-il une distinction entre les appels renvoyés du dr A,B,ou C, pour notre secrétariat téléphonique. C’est-à-dire tous les appels renvoyés auront-ils tous le numéro dont nous avons demandé la portabilité, ou les docteur A,B,C auront des numéros différents reconnaissables par notre secrétariat.
Nous regarderons dans tous les cas, notre box, Orange fibre pro.
Merci
Cdt
Bonjour @KipperickG
Les 2 options ne sont pas incompatibles.
Chaque médecin dispose de sa propre ligne OVH entreprise (avec ou sans appels illimités vers les mobiles inclus). Il faudra choisir le nombre d'appels simultanés que chaque ligne peut recevoir (entre 2 et 10).
Chaque médecin décide quand il choisit de répondre aux appels ou de les transférer à son secrétariat médical. Cela peut être programmé ou fait au coup par coup (en programmant sur le téléphone une touche renvoyant les appels vers le secrétariat ou annulant ce renvoi).
Mais vous pouvez aussi décider de garder en plus votre numéro standard actuel et le transformer en numéro d'accueil (serveur vocal): le patient tombe sur le serveur et choisit le médecin qu'il veut contacter. L'appel est alors basculé vers le numéro du médecin. Selon le choix du médecin, le patient tombera alors sur le médecin ou sur le secrétariat médical.
Les appels renvoyés vers le secrétariat sont facturés en supplément par OVH à la ligne appelée qui a initié le renvoi.
Les appels vers le numéro d'accueil (porté chez OVH) qui sont transférés vers chaque médecin (ligne OVH) ne sont pas facturés (mais sont payants si le transfert est vers un numéro de portable ou vers l'étranger par exemple).
Lors du renvoi vers le secrétariat, le numéro présenté au secrétariat peut être
* celui du numéro du médecin appelé (permet de personnaliser la réponse faite par le secrétariat),
* celui de l'appelant,
* les 2
(cela dépend de l'opérateur de téléphonie du secrétariat, de son IPBX et de son paramétrage).
Cordialement,
Merci JeanL64 pour votre réponse.
Quelques questions supplémentaires :
- « Chaque médecin dispose de sa propre ligne OVH entreprise (avec ou sans appels illimités vers les mobiles inclus). Il faudra choisir le nombre d'appels simultanés que chaque ligne peut recevoir (entre 2 et 10) »
Nous ne prenons et ne passons aucun appel par notre ligne téléphonique fixe. Tous les appels, sans exception, sont transférés vers notre secrétariat (jours et nuits) qui gère cette ligne. Le secrétariat, quand il doit nous contacter, nous appelle sur nos portables respectifs. Quand nous passons des appels, nous utilisons nos portables. Avons-nous réellement besoin d’’augmenter le nombre de lignes pour les appels simultanés ? Il me semblait que cette option était faite uniquement pour les appels entrants décrochés par un médecin (que nous n’avons jamais) ou sortants (même remarque).
- nous souhaitons simplement que TOUS les appels de nos patients arrivent sans exception à notre secrétariat qui peut décrocher 10 appels simultanés. Il faudrait donc que votre solution autorise les 10 renvois simultanés (Deux seulement actuellement chez Orange = ce qui motive notre demande à OVH.)
-« Les appels renvoyés vers le secrétariat sont facturés en supplément par OVH à la ligne appelée qui a initié le renvoi »
Donc si nous donnons les trois numéros créés (lignes OVH) à nos patients et que nous ne procédons pas à la portabilité de notre numéro de cabinet (pas de message d’accueil), nous échappons à cette fracturation ? Et sinon, quelle solution nous permettrait d'éviter cette facturation supplémentaire ?
Merci
Cdt
Bonjour @KipperickG ,
Selon moi, la solution la plus adaptée serait dans ce cas plutôt de partir sur un Trunk SIP 5 ou 10 canaux, sans forfait associé puisque vous ne passez aucun appel extérieur. Le nombre de canaux correspondant aux nombres d'appels simultanés pouvant être passés.
Il faudrait alors configurer un IPBX (un "système" qui gère les appels) comme 3CX par exemple, ce qui permettrai :
- De recevoir tous les appels sur un numéro unique (la portabilité depuis Orange peut être complexe mais à priori pas impossible)
- Demander via un standard automatisé pour quel docteur est l'appel (ou selon l'horaire indiquer que vous êtes fermés par exemple si vous avez des horaires de fermetures).
- Rediriger l'appel en "interne" via 3CX (chaque poste aurai un numéro de poste interne, et donc les appels en interne passent par internet sans aucune facturation) vers le standard (si vous avez plusieurs personnes, il est possible de leur attribuer un numéro de poste chacune, et de faire sonner le groupe entier pour pouvoir dispatcher les appels). Il est possible d'afficher visuellement à la personne recevant l'appel pour quel médecin l'appel est passé.
Avec cette solution, vous pouvez également si vous le souhaitez attribuer des numéros de postes aux médecins, et rediriger manuellement des appels ou effectuer des appels en interne entre postes gratuitement. Avec cette solution il est possible d'utiliser soit un/des postes fixes type standard, soit installer une simple application sur les smartphone.
La mise en place d'une telle solution demande cependant une certaine configuration et maintenance du IPBX. Une fois mis en place, l'utilisation est cependant très simple, intuitive et efficace.
Pour la seconde option avec un numéro par médecin, il est également possible d'assigner plusieurs numéros au Trunk SIP, un par médecin, et de faire en sorte que si on appelle un des numéros l'étape de sélection du médecin soit passée pour directement mettre en relation avec le standard.
Oui la solution 3CX est très judicieuse. Pas forcément besoin d'avoir un trunk: une simple offre entreprise (on peut aller jusqu'à 10 canaux) peut suffire. Il suffit de l'inscrire comme trunk dans 3CX.
Il existe une offre 3 CX gratuite (jusqu'à 10 postes internes) dont 3 peuvent être des postes physiques (les autres utilisent l'appli 3CX: il suffit donc d'être en couverture réseau pour que cela fonctionne). 3CX dispose de plus de toutes les facilités d'un IPBX (chat, visio, SVI, messageries individuelles et de groupe, transferts d'appels, …). 3CX peut être installé en local, en auto-hébergé ou dans le cloud. Pour les novices, la solution hébergée par 3CX est la plus facile: 30 secondes après avoir crée son compte 3CX gratuit, l'IPBX est configuré et prêt à fonctionner.
Cordialement,